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Mauvaise organisation, manque de ponctualité, attribution confuse des responsabilités, logistique défaillante, participants incomplets… Vos réunions sont devenues chronophages et démotivantes ? Pour atteindre vos objectifs et éviter la réunionite il existe quelques bonnes pratiques à maîtriser. Hippolyte vous en dit plus sur l’organisation d’une réunion !

La préparation de la réunion

Définissez précisément vos objectifs

Le succès d’une réunion dépend en grande partie de sa préparation. Vous devez fixer dès le début son objectif car il sera votre fil conducteur. Pour le définir, posez-vous les bonnes questions : quel est le but de la réunion ? Sur quoi devez-vous aboutir ? C’est à partir des réponses à ces deux questions que la réunion découlera : le choix des intervenants, la déclinaison de l’ordre du jour, l’estimation du temps nécessaire… Si besoin, concertez-vous avec les participants pour le définir. Une fois l’objectif déterminé, partagez-le avec l’ensemble des participants. Il permettra à chacun de se positionner et de savoir le rôle qu’il tiendra à cette occasion. Sans objectif clairement défini dès le départ, la réunion ne peut pas être efficace.

Optez pour le bon type de réunion

Le type de réunion dépend de plusieurs éléments : la thématique à aborder, les objectifs attendus, le contexte… Il existe la réunion :

  • D’information : quand vous souhaitez transmettre un message
  • De revue : lorsque toutes les personnes concernées par un projet participent activement à une réunion pour faire le point sur l’avancée des choses
  • D’échange : quand les participants échangent activement sur un sujet déterminé
  • De résolution de problème : lorsqu’il est nécessaire de débloquer une situation, de gérer un conflit…
  • De prise de décision : quand vous réunissez plusieurs acteurs pour prendre une décision au sujet d’une problématique précise

Choisissez les bons participants

Les personnes invitées à la réunion doivent y trouver un réel intérêt. Alors, prenez le temps de bien les sélectionner. La réunion représente un investissement en termes de temps. D’où l’intérêt de réserver la réunion aux seuls participants directement concernés. Si ce n’est pas le cas, les intervenants passeront leur temps à se demander ce qu’ils font là et cela sera alors contreproductif.

Pour bien sélectionner les participants, appuyez-vous sur votre objectif. Par exemple, s’il s’agit d’une résolution de problème à la suite d’une anomalie, invitez les experts techniques à y prendre part. En cas de doute, conviez certaines personnes pour seulement une partie de la réunion. Afin de favoriser les échanges, n’excédez pas huit à dix personnes par réunion. Prévenez-les à l’avance de l’ordre du jour, des objectifs, de l’amplitude horaire et de la durée. Ainsi, ils pourront s’y préparer.

Pensez au lieu, à la date et à l’heure

Le lieu doit être choisi en fonction de la structure et du nombre de participants. Privilégiez les salles éclairées par la lumière du jour, les murs clairs et une table en U pour favoriser les échanges. Evitez les murs en béton qui réverbèrent le son. Choisissez la date en fonction de la disponibilité des participants. Evitez de les organiser en début d’après-midi car durant ces heures les individus sont moins productifs. Privilégiez le matin de bonne heure.

Rédigez l’ordre du jour

Votre ordre du jour doit rappeler les personnes conviées, la date, l’endroit, les objectifs, les différentes phases et sujets à aborder. Placez les sujets prioritaires par ordre d’importance. Associez des temps de réflexion pour chaque phase afin d’éviter les débordements.

Pensez aux aspects logistiques

Prenez toutes les dispositions nécessaires pour effectuer une réunion efficace. Répondez aux besoins particuliers (les personnes ayant un handicap…), préparez le matériel nécessaire (stylos, papiers…), les documents d’appoints, les supports audiovisuels…

Fixez une durée

L’attention des participants déclinent à partir d’une heure de présence. Alors, privilégiez les réunions courtes, qui sont plus efficaces et productives.

 

L’animation de la réunion

L’ensemble des participants doit se sentir impliqué, entendu et considéré. Vous devez créer un climat de confiance dès le départ afin que chacun puisse s’exprimer librement, se sentir à l’aise et participer activement à la réunion. Si l’atmosphère est conviviale et détendue, les interactions, le respect des autres et l’écoute seront favorisés.

Pour éviter que vos collaborateurs décrochent, désignez un animateur. Il aura pour mission de gérer le timing associé à chaque sujet, de proposer des synthèses intermédiaires, de recentrer la discussion en cas de disgression, d’équilibrer les temps de parole… Votre réunion doit être dynamique afin de ne pas perdre l’attention des participants.

 

La fin de la réunion

En fin de réunion, prenez un instant pour résumer à l’oral les missions de chacun d’ici la prochaine réunion. Ainsi, vous serez certain que tout est clair dans l’esprit des participants. Réalisez un compte rendu complet reprenant : la date, heure et lieu, la liste des personnes présentes, le rappel des objectifs, les actions à réaliser prochainement, les échanges sur les différents sujets, les résolutions prises, la distribution des tâches, l’échéancier de travail et la date du prochain rendez-vous.

 

Lorsqu’une réunion est bien préparée, elle devient un outil efficace de production et de décision. Elle ravive l’engagement et la motivation du groupe autour d’objectifs communs. Les réunions peuvent aujourd’hui s’organiser à distance grâce à la téléconférence ou à la vidéoconférence.