Tenue inappropriée, non-respect des délais, retards répétés, absences injustifiées, propos déplacés, relâchement… Même si certains d’entre eux ne mettent pas votre entreprise en péril, le recadrage est pourtant nécessaire pour exprimer votre mécontentement et faire le point sans attendre. Hippolyte vous aide à remettre vos collaborateurs sur le droit chemin tout en conservant de bonnes relations professionnelles avec eux.

 

Un exercice difficile pour les managers : le recadrage

Recadrer un collaborateur consiste à l’accompagner pour ajuster son fonctionnement. Un entretien de recadrage peut être défini comme un rendez-vous entre un employé et son supérieur hiérarchique à la suite d’une faute ou d’un écart au règlement. En effet, dès son arrivée, votre collaborateur a eu à sa connaissance les règles qui régissent votre entreprise. Le non-respect de l’une d’entre elles impose un recadrage. L’objectif de cet entretien est de mettre en évidence l’écart entre ce qui est attendu et ce qui s’est produit, d’en décrire les conséquences et de fixer un nouvel engagement. Des pratiques de bon sens vous permettent de remettre les points sur les i sans brusquer votre collaborateur.

 

Comment mener à bien votre entretien de recadrage ?

  • Diagnostiquez la source du problème

La première étape consiste à effectuer un diagnostic des faits afin de déterminer les causes du dysfonctionnement. Indiquez ce que vous constatez sans effectuer de jugement. Vous devez rapporter les faits tels qu’ils se sont déroulés sans exagérer la situation. Soyez direct, tout en restant poli et précis.

  • Décrivez les conséquences de l’écart

Décrivez la situation en expliquant en quoi l’écart constaté pose un problème. Plus vous êtes factuel (date, chiffres…), plus vous serez crédible dans vos propos. L’objectif est d’obtenir une prise de conscience de votre collaborateur. Expliquez-lui-en quoi son comportement ou sa manière de travailler est nuisible : au bon déroulement de sa mission, au bon fonctionnement de l’équipe, aux résultats du service, à l’image de l’entreprise, à la sécurité des autres salariés…

  • Limitez les risques de récidive

Vous pouvez proposer des solutions de façon :

  • Directive : vous lui indiquez la voie à suivre
  • Concertée : vous coconstruisez une solution
  • Non directive : vous lui demandez des solutions pour limiter les risques de récidive. Ainsi, vous stimulez sa capacité à réfléchir, analyser, rechercher des options pertinentes et développer son autonomie.

Dans les trois cas, vous devez évaluer ensemble la solution, envisager les conditions de réussite de sa mise en œuvre et les indicateurs de succès. Enfin, précisez-lui qu’en cas de récidive, il sera sanctionné.

  • Conclure le recadrage positivement

Reformulez les points d’accord et les engagements réciproques, soulignez les bénéfices attendus aussi bien pour vous que pour lui, et montrez-lui que vous lui faites confiance.

Ce que vous devez retenir pour réussir votre entretien de recadrage :

  • Gardez une attitude ouverte
  • Résistez à la tentation de généraliser
  • Soyez clair sur les répercussions
  • Ne portez aucun jugement de valeur
  • Pratiquez l’écoute active
  • Utilisez des faits clairs, précis et vérifiables
  • Limitez-vous à l’aspect professionnel

 

Mieux vaut rappeler votre collaborateur à l’ordre dès que possible. Repoussez l’échéance pourrait avoir un impact sur le bien-être de votre entreprise !