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Le mail de refus marque la fin d’un processus qui a parfois duré plusieurs jours, semaines ou mois. Le recruteur doit se préoccuper du sentiment de frustration que peut vivre un candidat qui n’est pas retenu. En effet, aucune personne n’aime recevoir un mail de refus. Mais, aucun employeur apprécie apporter une mauvaise nouvelle. Alors, comment faire ?

Hippolyte vous donne des astuces pour humaniser vos mails de refus.

Évitez les réponses toutes faites dans votre mail

Les réponses toutes faites peuvent avoir un impact sur votre image et sur celle de votre entreprise. En effet, le mail classique « Malgré la qualité de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n’a pas été retenue » est tout aussi mal vu qu’une absence de réponse. Répondre à tous les candidats est primordial mais répondre bien est d’autant plus important pour une entreprise qui souhaite maintenir une marque employeur positive.

Un candidat qui vit une mauvaise expérience candidat ne postulera pas à nouveau dans votre entreprise et le fera savoir à un large public sur la toile. Avec la place prépondérante qu’occupent les médias sociaux, les candidats peuvent facilement vous dénigrer et donner un avis négatif sur votre entreprise.

Vous l’aurez compris, pour marquer des points, vous devez répondre aux candidats. Vous véhiculerez une image respectable de votre entreprise et maintiendrez une bonne relation avec l’ensemble des candidats.

Soyez honnête

Ne tournez pas autour du pot pendant des lignes et des lignes. Privilégiez l’honnêteté dès le début de votre mail en annonçant à votre candidat qu’il n’a pas été sélectionné. Certes, de nombreux candidats postulent à des offres d’emploi sans se renseigner sur les entreprises. Mais certains se projettent et nourrissent l’espoir de faire partie de votre équipe. Pour cette infime partie de candidats, vous devez faire un effort. Ne trouvez pas de fausses excuses pour expliquer votre choix. Ne laissez pas de doutes au candidat si vous savez pertinemment qu’il ne sera jamais un bon choix. Cependant, si vous pensez qu’il a du potentiel pour un autre poste, dites-le-lui.

Expliquez les raisons du rejet de la candidature au sein de votre mail

Gardez à l’esprit que le candidat a pris beaucoup de temps pour répondre à votre annonce et vous présenter sa candidature. Entre la rédaction de sa lettre de motivation, la mise à jour de son curriculum vitae et le moment où il a recherché des informations sur votre société… Ne vous limitez pas à la simple phrase « Malheureusement, vos qualifications ne correspondent pas à ce que nous recherchons ».

Il convient d’avoir la gentillesse de lui expliquer en cas de refus, les raisons précises de cette décision. Le candidat mérite un minimum de considération de votre part. Expliquez-lui pourquoi son profil n’a pas été sélectionné et pour quelles raisons vous avez recruté un autre candidat.

Pour justifier votre choix, appuyez vous sur les critères indispensables du poste tels que la formation, les langues maitrisées, l’expérience, les compétences requises, … Vous pouvez même aller plus loin en lui précisant les points à améliorer ou les domaines qui pourraient sans doute l’intéresser. Cette action requiert du temps mais recevoir un mail de rejet accompagné d’explications et de conseils est moins difficile à accepter. Votre marque employeur n’en sera que plus belle.

Insistez sur ce qui vous a plu

Bannissez les compliments génériques qui peuvent convenir à tout le monde tel que « Nous avons été impressionnés par votre gentillesse… ». Pour chaque candidat, vous devez être en mesure d’identifier un trait de caractère spécifique, une réussite professionnelle qui a suscité votre attention… Pour cela, appuyez-vous sur son CV, sa lettre de motivation et sur les entretiens que vous avez mené.

Bien évidemment, mettre en valeur une force nécessite un travail au préalable et demande du temps. Mais, en insistant sur ces qualités, vous lui rappellerez qu’il a de bonnes raisons d’espérer trouver un autre emploi.

Terminez votre mail en signant

Répondre de façon anonyme peut être interprété par le candidat comme un manque de politesse et peut amplifier sa déception. Vous n’êtes pas obligé de donner l’intégralité de vos coordonnées, mais il est fondamental d’humaniser vos réponses, d’apporter de la chaleur à votre mail, à travers votre nom et prénom ou votre signature. Profitez-en par la même occasion pour remercier le candidat de son intérêt pour le poste.

 

Nous avons tous été un jour un candidat alors mettez-vous à la place de celui qui ne reçoit pas de réponse de votre part. Répondez-lui et ne négligez pas les fondamentaux : soyez ferme, sincère, chaleureux et si possible spécifique dans vos commentaires. Les candidats refusés aujourd’hui, peuvent devenir vos clients de demain.